Le respect du RGPD est souvent signe de tracas pour les entreprises. Cependant, ces démarches peuvent être vertueuses pour l’ensemble des parties prenantes de la société. Alors, quels sont les avantages pour les entreprises ? C’est ce que nous allons vous expliquer dans cet article.
Une harmonisation des processus :
Lorsque l’on se penche sur les questions relatives au RGPD, il est important de faire un état des lieux des intrants de données et de la gestion des procédures qui concernent l’utilisation de logiciels. Cela permet de mettre à plat les flux et de bien comprendre la nature des échanges entre les différents services.
C’est donc une opportunité de relever les dysfonctionnements au sein des services : Un logiciel qui est peu utilisé, un processus qui n’est pas compris par vos équipes, un tunnel de vente qui pourrait être optimisé, des échanges constants avec vos partenaires…
Il peut même limiter les coûts. Votre DPO étant un Chef de Projet, il a la possibilité de proposer des solutions innovantes qui réduisent l’utilisation d’un intermédiaire; Un logiciel plus compétitif qui optimise certaines tâches et qui libère alors du temps pour l’un de vos employés. Ou encore une gestion administrative et financière globale qui vous donne en temps réel vos objectifs.
Cela peut vous permettre de corriger le tir et donc de gagner en productivité.
Une valeur ajoutée pour vos clients et partenaires
Montrer que l’on a des démarches qui respectent la vie privée de vos clients, partenaires, prospects, fournisseurs, sponsors et surtout vos employés, permet de gagner leur confiance.
Tout en assurant une relation durable qui débute sur des bases saines et propices aux échanges, cela met en lumière un certain sérieux et respect des obligations légales de votre société.
Ces mesures limitent également le Turn-Over de vos équipes en évitant des conflits relatifs à l’utilisation de photos, au suivi interne (vidéosurveillance, tracker sur les véhicules et tablettes) et autres mesures où vos collaborateurs peuvent se sentir espionnés voir même porter plainte.
Des relations saines permettent de meilleurs échanges, un gain de temps et de confiance et ainsi une réduction significative de vos coûts.
Un levier de Business
A l’instar des normes ISO, une certification RGPD vous permet d’accéder à des marchés et des appels d’offres d’entreprises publiques et privées qui demandent des démarches afin de travailler avec elles. Le respect du RGPD peut être obligatoire pour les grosses entreprises car elles doivent assurer une bonne relation avec leurs sous-traitants et partenaires. (Pour rappel, lors d’une fuite de données, vous êtes co-responsable avec vos sous-traitants. Voir article).
Montrer que l’on respecte ces obligations impose un sérieux et une attitude vertueuse de l’entreprise qui est essentiel pour certains de vos investisseurs et clients. Mettez toutes les cartes de votre côté et ne laissez plus passer une opportunité de business.
Réduction des conflits internes
On remarque que le fait de disposer d’un DPO externe permet souvent de réduire des conflits internes entre les différents services.
En effet, ce dernier étant neutre, il permet d’être un intermédiaire et d’assurer la mise en place des solutions logicielles tout en facilitant les échanges entre les services. Il doit comprendre les contraintes de chacun et proposer des solutions en adéquation avec l’ensemble des parties prenantes.
De plus il permet d’améliorer la qualité des échanges en se positionnant en tant que médiateur. C’est un apporteur de solutions qui prend en charge le bien-être des différents individus. C’est pourquoi la CNIL interdit les éventuels conflits d’intérêts lors de la nomination d’un DPO qui ne peut pas être également un dirigeant de l’entreprise, par exemple.
Le DPO, devra donc être pour vous un observateur de choix qui facilitera l’ensemble de vos processus.
Eviter une amende
Et bien sûr le plus évident ! Etre conforme au RGPD vous permet avant tout de ne pas subir une sanction de la CNIL. En effet, c’est une obligation des entreprises : d’assurer la protection de ses données, la CNIL peut désormais venir vous contrôler inopinément et vous sanctionner pour son non-respect.
Pire encore, depuis le début de l’année 2022, elle a grandement facilité son processus de sanction et peut désormais affliger des sanctions administratives jusqu’à 20 000€ sans passer par l’action d’un tribunal.
Nous rappelons que la plupart des sanctions interviennent par la délation de l’un de vos collaborateurs, d’un client ou d’une société concurrente. C’est pourquoi vous avez tout intérêt à mettre en place des démarches rapidement car elles limites ce risque, tout en ayant les avantages cités précedemment.
Nous espérons que cet article vous aura été bénéfique et vous donnera les cartes pour proposer la mise en place de procédures au sein de votre entreprise. Unitae RGPD vous accompagne dans vos démarches de mise en conformité. Bénéficiez d’une expertise externe pour être vous conseillé et faire les bons choix dans la rédaction de vos documents.
