Dans vos démarches de conformité au RGPD, la désignation d’un Délégué à la Protection des Données (DPO) est fortement recommandée. Il a un rôle fondamental dans l’application des procédures et le suivi de votre conformité. Bien qu’obligatoire dans certains cas, beaucoup d’organisations, notamment les PME, peuvent trouver coûteux et complexe d’avoir un DPO interne à plein temps.
L’alternative ? Externaliser cette fonction. Dans cet article, nous allons explorer en détail les avantages d’un DPO externe et les étapes pour l’externaliser efficacement.
3 avantages de choisir un DPO Externe :
1. Rentabilité
Un DPO interne à plein temps est une charge significative pour une entreprise, en particulier pour les petites et moyennes entreprises (PME). Dans la plupart des cas, la fonction de DPO est attribuée à une personne déjà en poste au sein de l’organisme. Ce n’est pas la solution la plus adéquate car nous avons tendance à minimiser l’implication du DPO et la charge de travail supplémentaire que cela implique.
Le DPO devient le responsable de la conformité. Il doit répondre aux demandes d’exercices de droit, s’assurer des mises-à-jour des documents etc etc… Sous-estimer la charge de travail peut être néfaste : D’une part, le salarié devient moins productif sur son poste principal, d’autre part, cela peut créer des tensions et du stress si le concerné n’arrive pas à joindre les deux bouts.
En plus du salaire, de nombreux frais annexes peuvent s’ajouter :
- Il y a les coûts de formation continue, le RGPD etant évolutif.
- Les ressources matérielles, comme l’utilisation d’outils de conformité, la vérification des documents réglementaires par des avocats etc…
- Les avantages sociaux à considérer.
En revanche, l’externalisation de cette fonction à un DPO externe vous permet de bénéficier d’un service professionnel tout en minimisant les coûts. Vous payez pour l’expertise et le temps nécessaire, sans avoir à supporter le coût d’un employé à plein temps.
2. Expertise spécialisée
L’une des raisons principales d’externaliser le rôle de DPO est l’accès à une expertise spécialisée. Les réglementations sur la protection des données sont complexes et en constante évolution. Un DPO externe, qui se consacre à temps plein à la protection des données et au respect du RGPD, possède souvent une connaissance approfondie et actualisée de ces réglementations.
Un DPO externe a l’habitude de travailler avec une variété d’entreprises, ce qui lui permet d’acquérir une expérience précieuse dans différents secteurs et situations. Cette expérience transversale peut être particulièrement utile pour les entreprises qui opèrent dans des secteurs spécifiques où les exigences du RGPD peuvent être plus complexes ou moins bien comprises.
Par exemple, le secteur de la santé a des exigences particulières en matière de protection des données en raison de la nature sensible des informations de santé. Un DPO externe ayant une expertise dans ce secteur comprendra les implications du RGPD pour la manipulation des données de santé, sera à jour sur les meilleures pratiques et pourra fournir des conseils pertinents sur la manière de gérer les données de santé de manière conforme.
De même, si vous opérez dans un secteur comme le commerce électronique, où les transactions et les interactions avec les clients impliquent la collecte et le traitement de grandes quantités de données personnelles, un DPO externe avec une expertise dans ce domaine sera précieux. Ils comprendront les risques associés à la manipulation des données des clients, seront à jour sur les dernières réglementations et meilleures pratiques, et pourront vous conseiller sur la manière de mettre en œuvre des politiques de protection des données robustes.
Un DPO externe a également l’avantage d’être au courant des développements législatifs récents et des décisions de justice qui pourraient affecter votre conformité au RGPD. Cela signifie qu’ils peuvent vous aider à anticiper et à vous préparer à d’éventuels changements, vous assurant ainsi de rester toujours en conformité avec les réglementations les plus récentes.
3. Perspective externe
Un DPO externe apporte une perspective extérieure à votre organisation, ce qui peut être bénéfique pour évaluer vos processus et politiques de conformité. Par exemple, ils peuvent identifier les points aveugles ou les lacunes dans vos procédures de protection des données que vous auriez pu manquer.
L’intérêt principal est la neutralité. Le DPO peut parfois mettre en lumière certains conflits internes entre différents services. Par exemple, le service marketing souhaite diffuser une offre commerciale à l’ensemble des utilisateurs et le service juridique bloque toute action de leur part. Dans ce cas de figure, le DPO Externe comprend les objectifs de chacun est doit être force de proposition sur une solution qui conviendra aux deux parties.
De plus, il est interdit d’exercer une pression sur le DPO qui a un rôle d’indépendant. La direction ne peut donc pas obliger le DPO à passer outre ses fonctions, et réciproquement le DPO ne doit pas avantager ses collègues si ces derniers ne respectent pas le RGPD.
Comment externaliser le rôle de DPO?
1. Définir vos besoins
La première étape consiste à comprendre vos besoins en matière de protection des données. Par exemple, si votre entreprise traite de grandes quantités de données sensibles, vous aurez besoin d’un DPO avec une expertise dans des domaines tels que la sécurité des données et la gestion des violations de données. Une entreprise de technologie, en revanche, pourrait avoir besoin d’un DPO avec une connaissance approfondie des questions liées à la technologie de l’information.
La fonction de DPO est souvent mal comprise. C’est une vraie plue-value dans votre entreprise car, agissant comme un véritable chef de projet, il peut suivre en interne le développement de processus qui amélioreront la productivité de vos collaborateurs.
Il est donc important de mettre à plat l’ensemble de ses besoins en matière de conformité et adapter le poste de DPO en fonction.
2. Rechercher le bon prestataire
Une fois que vous avez une idée claire de vos besoins, vous pouvez commencer à rechercher un prestataire de services DPO. Vous pourriez chercher des recommandations, lire des avis en ligne, ou demander des références. Une bonne agence de DPO aura une solide expérience du RGPD, une bonne réputation, et une expertise dans votre secteur d’activité.
Attention lorsque vous choisissez un profil. On a tendance à rapprocher le poste de DPO au service juridique. Cependant les juristes s’occupent parfaitement de l’aspect réglementaire, mais peine dans l’application technique du RGPD et le coté opérationnel. D’autre part, un DPO technique aura des lacunes sur la partie réglementaire.
Chez Unitae RGPD, c’est notre force. Associés à un cabinet de cybersécurité et un cabinet d’avocat, nous bénéficions d’une triple expertise afin de proposer une conformité à 360°.
D’autant plus que nos services sont personnalisés : Vous avez déjà nommé un DPO et entamé des démarches ? Votre DPO est dépassé par la charge de travail que la rédaction des documents implique ? Pas de problème : Nous accompagnons également des DPO dans toutes leurs démarches de conformité et l’assistance nécessaire à la réalisation de leurs objectifs.
On reste en contact ?
